Arquivo Digital de Faturas e Documentos Contabilísticos: O Que Mudou e Como Cumprir as Obrigações Legais

A legislação portuguesa atual permite que empresas sujeitas a IVA arquivem faturas, recibos e notas de crédito em formato digital, dispensando a impressão em papel, desde que cumpram requisitos rigorosos de integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos. Esta alteração impacta diretamente os processos de arquivo e suporte contabilístico, exigindo atenção especial às funcionalidades dos sistemas de faturação certificados e à gestão do arquivo eletrónico.

A gestão documental e o arquivo de documentos fiscais são essenciais para garantir a conformidade contabilística e fiscal das empresas. Tradicionalmente, a impressão e arquivo físico dos documentos eram prática comum, mas a evolução tecnológica e a legislação recente abrem caminho para o arquivo digital, desde que assegure a fiabilidade e a possibilidade de auditoria dos documentos emitidos.

Requisitos Legais para o Arquivo de Documentos Fiscais em Formato Digital

A legislação portuguesa, nomeadamente o Código do IRC, o Código do IVA e o Decreto-Lei n.º 28/2019, estabelece que todos os lançamentos contabilísticos devem ser suportados por documentos justificativos, que podem estar em formato digital ou físico. O arquivo digital deve garantir:

• Autenticidade da origem: comprovar que o documento foi emitido pela entidade responsável.
• Integridade do conteúdo: assegurar que o documento não foi alterado após a emissão.
• Legibilidade: o documento deve ser acessível e compreensível durante todo o período de arquivo, que é de 10 anos civis.
• Ligação aos lançamentos contabilísticos: cada documento deve poder ser identificado e associado ao respetivo registo contabilístico.
• Controlo e documentação dos processos: os sistemas de arquivo devem manter registos atualizados e disponíveis para inspeção pela Autoridade Tributária.

Como Funciona o Arquivo Digital com Programas de Faturação Certificados

Os programas de faturação certificados, utilizados para emitir documentos fiscais, permitem a integração direta dos dados contabilísticos através do ficheiro SAF-T (PT). Este ficheiro contém informação estruturada que serve como índice e ligação entre a faturação e a contabilidade, mas não substitui o arquivo integral dos documentos originais.

Para que o arquivo digital seja válido e dispense a impressão, o sistema deve:

• Permitir a consulta e reprodução integral e fiel de cada fatura, recibo ou nota de crédito.
• Garantir a identificação clara do documento por tipo, série, número e data.
• Assegurar a conservação dos documentos em formato eletrónico, sem alterações não controladas.
• Manter cópias de segurança armazenadas em local distinto.
• Possibilitar a continuidade do acesso mesmo em caso de mudança de software ou fornecedor.

O Que Muda na Prática

• Não é obrigatório imprimir documentos fiscais emitidos por programa certificado para arquivo interno.
• O arquivo pode ser exclusivamente digital, desde que cumpra os requisitos legais de integridade, autenticidade e legibilidade.
• O ficheiro SAF-T (PT) funciona como índice, mas não substitui o arquivo completo dos documentos.
• A numeração interna dos documentos pode ser mantida por referências eletrónicas, dispensando a numeração manual em papel.
• Devem ser mantidos documentos que comprovem operações específicas, como a ligação de notas de crédito a faturas e a comunicação da retificação do IVA ao adquirente.
• O arquivo digital deve incluir controlos documentados e atualizados, acessíveis para inspeção fiscal.

O que deve ter em consideração a seguir

• Verifique se o seu sistema de faturação e arquivo digital está certificado e cumpre o Decreto-Lei n.º 28/2019.
• Garanta que o arquivo digital permite a reprodução integral e fiel dos documentos emitidos.
• Mantenha cópias de segurança em local distinto do arquivo principal.
• Documente os procedimentos de controlo e acesso ao arquivo digital.
• Planeie a migração e continuidade do arquivo em caso de mudança de software ou fornecedor.
• Confirme que os documentos fiscais estão corretamente relacionados com os lançamentos contabilísticos.
• Assegure a conservação dos documentos durante o prazo legal de 10 anos.

Em suma, a dispensa da impressão de documentos fiscais para arquivo é possível e vantajosa, mas exige uma gestão rigorosa do arquivo digital para cumprir as obrigações legais e garantir a integridade e acessibilidade dos documentos.

Se pretende esclarecer dúvidas específicas ou receber aconselhamento personalizado sobre a gestão do arquivo digital na sua empresa, contacte-nos. Estamos disponíveis para ajudar a garantir a conformidade e otimizar os seus processos contabilísticos.

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Se tiver dúvidas sobre o impacto desta situação no seu caso concreto, envie-nos uma mensagem. Podemos ajudar a esclarecer o enquadramento e a identificar os próximos passos mais adequados.

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